Wie finde ich das richtige Tool für mein Geschäftsprozessmanagement? – Meine Best Practises in der Toolauswahl

Geschäftsprozessmanagement ist aus modernen Unternehmensstrukturen nicht mehr wegzudenken. Daher nimmt auf Grund der Digitalisierung der Arbeitswelt eine Toolunterstützung für das Geschäftsprozessmanagement immer mehr an Bedeutung.

Durch die Globalisierung und immer komplexer werdenden Geschäftsmodellen steigt stetig der Druck innerhalb des Wettbewerbs zwischen den Unternehmen – das schon seit Jahren. Um dabei mithalten zu können gewinnt das Maß an Qualität, welches man an den Kunden liefert, starken Wert.

Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die Geschäftsprozesse. Der Begriff Agile Entwicklung ist im Geschäftsprozessmanagement, auch Business Process Management (BPM), nicht mehr wegzudenken. Prozesse in die eigenen Unternehmensstrukturen so zu integrieren, dass sie sich an die laufenden Veränderungen anpassen. Effizientes Geschäftsprozessmanagement ist die Lösung – erster Meilenstein: Digitalisierung.

Digitalisierung im Hinblick auf Geschäftsprozessmanagement rückt immer stärker in das Bewusstsein vieler Unternehmen und ein Geschäftsprozessmanagement-Tool gewinnt somit immer mehr an Bedeutung.

Wie soll man da am besten vorgehen? Testberichte suchen oder einfach den Marktführer nehmen? Kontakt mit Referenzen oder Hersteller aufnehmen und falls die gut sind, ein Pilotprojekt starten? Es gibt nicht die optimale Lösung, aber eine ideale Vorgehensweise um ein Tool für effizientes Geschäftsprozessmanagement zu finden.

Qualitative Anforderungen – die halbe Miete einer Auswahl

Hohe Summen für Kauf, Wartung, Schulung und Anpassung werden ausgegeben, um anschließend eine Software so zu nutzen, dass man dafür auch mit Word, Excel oder Access das gleiche Ergebnis erzielen könnte. Die Tools erden als Datengräber bezeichnet und dienen als Ablage für allerlei Informationen, die kaum jemand weiter nutzt. Genau um das zu vermeiden, ist es sehr wichtig möglichst qualitative Anforderungen zu sammeln. Dabei nicht nur das Geschäftsprozessmanagement-Team in Betracht ziehen – sondern alle die damit arbeiten werden. Darunter fallen unter anderem die IT-Abteilung und die Personalverwaltung. Ein Austausch zwischen den Abteilungen ist dabei sehr hilfreich um die Anforderungen so genau wie möglich zu erheben. Zusätzlich sollte das Top-Management natürlich miteinbezogen werden.

Kriterienkatalog erstellen – Gewichtung und K.O.-Kriterien

Der nächste Schritt ist es die Anforderungen strukturiert in einen Katalog einzupacken – der Kriterienkatalog. Dabei sollte der Zeitaufwand keinesfalls unterschätzt werden. Es ist von großer Bedeutung, dass der Kriterienkatalog übersichtlich, strukturiert ist und klar definiert ist, um spätere Komplikationen wie Unstimmigkeiten zu vermeiden. Ebenfalls gehören die Gewichtungen jedes einzelnen Anforderung mit ein. Dafür sollte man sich mit der jeweiligen Abteilung abstimmen um die Gewichtung zu definieren. Um später in der Vorgehensweise effizienter vorranzukommen sind K.O. – Kriterien von Vorteil. Soll das Geschäftsprozessmanagement-Tool mit SharePoint arbeiten müssen, weil das Dokumentenmanagement darüber läuft, ist en Tool ohne SharePoint-Funktionalität möglicherweise mit Hilfe eines K.O-Kriteriums ausgeschieden.

Marktübersicht erarbeiten – BPM-Tools wie Sand am Meer

Um eine Marktforschung der Geschäftsprozessmanagement-Tools kommen wir in dieser Vorgehensweise nicht aus dem Weg. Hinsichtlich dieses Themas sind im Internet bereits gute qualitative Dokumente zu finden. In diesen sind mehrere Tools zu finden. Ein gutes Beispiel ist dafür der Marküberblick von Business Process Management Tools 2014 ausgestellt von Fraunhofer-Institut. Tausche dich auch mit anderen Kollegen aus um Empfehlungen und Erfahrungen entgegenzunehmen.

Long List zu Short List verkürzen – Auswahl minimieren

Nachdem du eine Liste der BPM-Tools hast, ist der nächste Schritt diese sogenannte Long List zu einer Short List zu verkürzen. Das kannst du anhand den K.O Kriterien umsetzen. Auch hier – unterschätze nicht den Arbeitsaufwand für das Aussortieren. Die BPM-Toolauswahl ist ein Prozess und kann nicht von heute auf morgen umgesetzt werden.

Entscheidungsvorlage erstellen – Topmanagament von deiner Auswahl überzeugen

Das Topmanagement für die Notwendigkeit eines BPM-Tools und deren Nutzen zu begeistern ist der letzte Schritt einer Toolauswahl. Bereite dich gut vor und stelle die Probleme ohne eines Tools mit einfachen Beispielen dar. Überzeuge die Manager mit dem Nutzen eines Tools und erkläre die daraus resultierenden Vorteile. Spreche die Nutzergruppen an, die mit diesem Tool arbeiten werden. Unterstütze deine Aussagen, in dem du die Interessenten im Unternehmen in deine Präsentation miteinbeziehst. Stelle deine Vorgehensweise vor und erläutere wie objektiv und nachvollziehbar dies ist. Nach dem du die letzten 3 bis 5 Tools vorgestellt hast, kann einer sauberen Entscheidung für die Toolunterstützung deines Geschäftsprozessmanagements nichts mehr im Wege stehen.

Quellen

http://www.certqua.de/qm-blog/warum-geschaeftsprozessmanagement-fuer-unternehmen-sinnvoll-ist-ein-gastbeitrag-von-sven-fischer/

 

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