BIMP verrät dir, wie hoch die Kosten deiner Geschäftsprozesse sind

Wir möchten dir BIMP vorstellen. Ein kostenfreies Tool zur Simulation von Prozessen der Universität von Tartu in Estland.

Wozu simuliert man?

Einfach! Schau dir kurz das folgende Video an:

Was brauchst du zur Simulation?

Damit du anfangen kannst, brauchst du ein syntaktisch korrektes BPMN-Modell (Version 2.0) im XML-Format. BPMN-Modelle kannst du mit verschiedenen Tools erstellen. Als frei verfügbares Werkzeug bietet sich zum Beispiel bpmn.io an. Falls du keine Ahnung von dieser Notation hast, empfiehlt sich das Praxishandbuch BPMN 2.0 von Jakob Freund und Bernd Rücker. (Angehörige der Hochschule Mannheim können das E-Book übrigens kostenfrei abrufen.)

Los geht’s!

Die Datei mit der Endung .bpmn lädst du im Simulator hoch und bestätigst mit Klick auf „Continue“. Ein Beispiel findest du auch direkt auf der BIMP-Website (siehe Screenshot).

bimp_tryout

Du kommst nun zur nächsten Seite und musst in verschiedenen Abschnitten verschiedene Parameter angeben. Für die Simulation nehmen wir immer den Montag und starten ab 00:00:00 Uhr. Die Anzahl der Instanzen ist beliebig. Empfehlenswert sind für den Einstieg 100 bis 500 Durchläufe. Natürlich wird das nicht in Echtzeit durchlaufen. Du würdest ja sonst stundenlang dasitzen!

Das Tool erkennt die Ressourcen – die Lanes im BPMN-Modell. Du gibst an, wie viele Mitarbeiter aus den jeweiligen Ressourcenpools zur Verfügung stehen sowie deren Stundensatz und Arbeitsplan. Als Standard wurde der „9-to-5“ Arbeitstag angegeben, was einer 40-Stundenwoche entspricht. Selbstverständlich kannst du weitere hinzufügen, wenn du z.B. auch Mitarbeiter hast, die Teilzeit arbeiten.

Die Zuweisung geht simpel, da alle Angaben sofort verfügbar sind, sobald du etwas neu hinzufügst.

Für deine Tasks gibst du Attribute an. Diese sind die Kosten, die Abarbeitungszeit sowie die Wahrscheinlichkeitsverteilungen der Abarbeitungszeit.

Es gibt drei Arten von diesen Wahrscheinlichkeitsverteilungen:

  • Fix: Dies ist der Fall, wo die Bearbeitungszeit eines Task gleich ist für alle die diesen Task ausführen (Beispiele sind automatisierte Aufgaben –> Ein Task, die einen Report aus einer Datenbank generiert Dauer 5 Sekunden)
  • Normal: Diese Verteilung wird verwendet, wenn die Bearbeitungszeit der Aufgabe unter oder über dem Mittelwert mit der gleichen Wahrscheinlichkeit schwankt (Beispiel: Wir prüfen ob ein Papierformular vollständig ausgefüllt ist. Je nachdem wie viel ausgefüllt ist, variiert auch die Zeit für die Prüfung)
  • Exponentiell: Bei der Zuordnung einer exponentiellen Verteilung zu einer Aufgabendauer hat der Analytiker den Mittelwert anzugeben. Bei einer Normalverteilung den Mittelwert und die Standardabweichung.

„Normal“ entspricht eher der Arbeitsweise der Menschen. Schließlich sind wir keine Roboter, die sich niemals ablenken lassen oder sonstwie durch die Umgebung beeinflusst werden.

Zu guter Letzt gibst du zu deinen Gateways (nur XORs) die Wahrscheinlichkeit an, die in deinen Prozessinstanzen berücksichtigt werden sollen. Also wenn du z.B. in der meisten Zeit Teile immer auf Lager hast, gibst du das mit einer höheren Wahrscheinlichkeit an.

Aber aufgepasst: Hast du Modelle, bei denen nach den Gateways keine zugehörige Beschriftung vorgesehen hast, so wird dort „N/A“ angegeben. Dann musst du eben raten, um welchen Fluss es sich dabei handelt, um die Verteilung anzugeben.

Ist die Simulation beendet, erhältst du auf der nächsten Seite einige Histogramme. Zur Simulation gehören die kumulierten Kosten sowie die kumulierte angefallene Zeit aller Instanzen. Auch die Verwendung der einzelnen Ressourcen werden dargestellt. Hier könntest du sehen, welche die größten Wartezeiten und welche die höchste Auslastung haben.

Noch etwas!

Die Parameter sollten natürlich nah an der Realität sein. Am besten gleichst du das mit den Prozessbeteiligten ab oder greifst auf die Eventlogs zurück. Ab da kannst du mit den Werten so weit spielen, um die Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.

Aber aufgepasst: Jede Simulation gibt aufgrund der Wahrscheinlichkeitsverteilungen verschiedene Ergebnisse zurück. Nimm‘ von diesen einfach den Durchschnitt mehrerer Simulationen um ein besseres Gefühl für die Abstimmung zu bekommen.

Weiterführendes

Falls du mehr Input brauchst, empfiehlt sich das Buch von Marlon Dumas. Darin sind unterschiedliche Fallbeispiele, Übungsaufgaben und weitere Erklärungen. Wo du es bekommst, siehst du auf seiner Webseite, auf der er auch aufgezeichnete Vorlesungen und vieles mehr verlinkt.

Autoren: Giang Pham und Hunar Mawlod

Quellen

http://bimp.cs.ut.ee/simulator

Freund, J./ Rücker, B.: Praxishandbuch BPMN, 5. Aufl., München 2017, http://www.hanser-fachbuch.de/buch/Praxishandbuch+BPMN/9783446450547, E-Book: http://www.hanser-elibrary.com/doi/book/10.3139/9783446450783

Dumas, M./ La Rosa, M./ Mendling, J. et al.: Fundamentals of Business Process Management, Heidelberg 2013, begleitende Website: http://fundamentals-of-bpm.org/

Danksagung

Wir danken Frau Anna Bolten von der simpleshow GmbH für die kostenfreie Bereitstellung von mysimpleshow, mit der zahlreiche Erklärvideos in diesem Blog erstellt wurden.

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