Wie Groupware die Effizienz Ihrer Unternehmung steigern kann

Abteilungsübergreifende Arbeit oder Projekte, ob vor Ort oder global, erfordern ein hohes Maß an Koordination. Sind Mitarbeiter an verschiedenen Orten oder zu unterschiedlichen Zeiten tätig, entsteht eine Reihe von Problemen. Lästig müssen Zettel per Fax oder E-Mail versendet werden, gemeinsame Dokumente weisen verschiedene Versionsstände auf, gemeinsame Kalender oder Pinnwände sind nur physisch vorhanden, Raumreservierungen müssen vorgenommen werden, Ankündigungen werden mühselig via Mail-Verteiler versendet oder relevante Wikis, Blogs etc. sind nur an vielen unterschiedlichen Adressen erreichbar. Diese Aspekte sind nur ein Bruchteil der Probleme die in Ihrer Unternehmung auftreten können.

So erscheint die Koordination zwischen Gruppenmitgliedern innerhalb eines Projektes als schier unmöglich. Dies hat zur Folge, dass die Effizienz in vor allem großen bzw. global agierenden Unternehmen deutlich leidet. Vorhaben werden zeitaufwendiger und bekanntlich kostet Zeit Geld.

Doch wie lassen sich diese Probleme weitreichend umschiffen? Und wie kann eine einheitliche Lösung dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen am immer schneller arbeitenden Markt Bestand hat?

Die Lösung

Die Möglichkeiten all die Probleme zu lösen sind vielfältig, doch keine vereint diese Faktoren so einheitlich wie die Softwarelösung „Groupware“ (Zusammensetzung aus „Group“ und „Software“).

„Computer-basiertes, das eine Gruppe von Personen in ihrem Aufgabengebiet oder Ziel unterstützt und eine Schnittstelle für geteilte Arbeitsumgebung bietet.“ (Ellis et al. 1991, übersetzt)

Zentrale Aufgaben der Groupware sind die Integration unterschiedlicher Personen und Funktionsträger zu Teams, sowie die Koordination des Austausches gruppenbezogener Informationen und ihre kooperative Bearbeitung.

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Die Unterstützungsbereiche von Grouware

  • Awareness: Viele Systeme setzen eine oder mehrere Formen der Awareness um, d.h. die Software überwacht und informiert über die Zusammensetzung der Gruppe deren Teilnahme und Mitarbeit z.B. durch Media Spaces
  • Kommunikation: Die reibungslose Kommunikation der Gruppe wird sichergestellt durch z.B. Video/Audio Konferenzen, Bulletin Boards, asynchrone Textkonferenzen
  • Koordination: Workflows, Prozessteuerung, Kalender, Reservierungssysteme
  • Team: Sicherstellung von Teamräumen, Dokumentenmanagement und Gruppeneditoren
  • Community: Zusätzliche relevante Informationen werden für alle Gruppenmitglieder zugänglich gemacht z.B. Wikis, Blogs, Social Software

Arbeitet Ihre Unternehmung projektorientiert, beinhaltet wenig stukturierte Prozesse und das Team isst das steuerende Element so eignet sich die Groupware für Sie!

Klassifizierung von Groupware

Um sich einen Überblick zu verschaffen wie stark welche Unterstützungsbereiche durch die Groupware abgedeckt werden, klassifiziert man diese durch das 3K-Modell. Es veranschaulicht den Unterstützungsgrad der drei Säulen einer Groupware: Kommunikation, Kooperation und Koordination.

Der Unterstützungsbereich Kommunikation beinhaltet den einseitigen oder auch wechselseitigen Austasuch von Informationen und bildet dadurch die Grundlage Ihrer Zusammenarbeit. Bedeutsam ist hier ein zeitnaher Austausch dieser Informationen und einen gemeinsamen Speicherort dieser. Die Groupware unterstützt diesen Bereich durch Mailing-Systeme, Videochats, asynchrone Telefonkonferenzen usw..

Erweitert wird die Kommunikation durch die Kooperation. Kooperationstools fördern eine effiziente Zusammenarbeit. So arbeitet Ihr (Projekt-) Team, mit Zugriff auf einen gemeinsamen Datenbestand, an einem gemeinsamen Ziel, in einem gemeinsamen Arbeitsbereich.

Erhöht sich die Anzahl der Gruppenmitglieder, so steigt automatisch Ihr Koordinationsaufwand. Durch aufgabenbezogene Funktionen, wie Instrumente zur Terminplanung, Workflowerstellung oder Ressourcenverteilung, wird eine effizientere Zielerreichung anvisiert.

3K_Modell

Das 3K- Modell

Effizientes Arbeiten

Aus den Eigenschaften der Groupware können Sie leicht die Vorteile und die mit sich bringenden Effizienzpotenziale ablesen:

Durch die Möglichkeit des permanten Zugriff auf die aktuelle Informationsbasis ist die Zusammenarbeit am gemeinsamen Workplace zeit- und ortsunabhängig. Dadurch steigt die Flexibilität enorm. Stellen Sie sich vor, während Sie gerade zu Bett gehen kann der schon wache Kollege in China an ihrem gemeinsamen Dokumenten problemlos, ohne expliziten Datentransfer, weiterarbeiten.

Die Qualität Ihres Vorhaben und der sich ergebenden Dokumente nimmt sichtbar zu. Die Groupware stellt eine Vielzahl an gemeinsamen Wikis, Blogs und Glossaren bereit, die einen gemeinsamen Wissensstand fördern oder Falscharbeiten durch Fehlinformationen vermeiden. So entfällt beispielsweise lästiges und zeitaufwendiges Nachfragen bei Kollegen oder Vorgesetzten. Vorausgesetzt natürlich, dass genau diese Informationen im System hinterlegt wurden. Ebenso wird die Kommunikation innerhalb der Gruppe durch Videochats, usw. gefördert. Es entsehen große Zeiteinsparungen für Sie, da die physische Präsenz für Besprechungen weitgehend entfällt.

Sollten Sie offen für die verrücktesten Ideen Ihrer Mitarbeiter oder Kollegen sein, empfiehlt es sich anonyme Arbeitsbereiche einzurichten. Diese haben den Vorteil, dass Gruppenmitglieder in ihrer Kreativität nicht durch äußere Einflüsse eingeschränkt werden. Hier haben sie die Möglichkeit an den selbst abwegigsten Ideen (die oft die Besten sein können) zu arbeiten ohne dafür belächelt zu werden, da zunächst niemand weiß von welchem Gruppenmitglied schlussendlich diese Idee(n) eingebracht wurden.

Weitere Zeiteinsparungen werden generiert durch Vermeidung von Doppelarbeit und durch das Livearbeiten an Dokumenten. Es ist nicht mehr nötig ein Dokument mit der Gruppe vor Ort auszuarbeiten bzw. bearbeiten.

Als letzten Punkt, der zu Ihrer Effizienz durch Groupware beiträgt sind Workflows. Also die Automatisierung von Geschäftsprozessen und immer wiederkehrenden Standardaufgaben. So können lästige Kleinstarbeiten von der Softwarelösung übernommen werden.

Fazit und Ausblick

Trotz den zunächst entstehenden Unkosten durch die Anschaffung der Software, die keinen direkten Einfluss auf die Wertschöpfungskette Ihrer Unternehmung nimmt, ist die Nutzung von Groupware für moderne Unternehmen praktisch unumgänglich. Das Zeiteinsparungspotential und die daraus folgenden monetären Einsparungen werden als signifikant erachtet. Konkurrenten, die eine Groupwarelösung benutzen werden Ihnen wahrscheinlich immer einen Schritt im Voraus sein, da diese durch die gewonnene Zeit gegenüber Ihnen einen Wettbewerbsvorteil genießen.

Somit ist jedem großen Unternehmen, welches projektorientiert arbeitet, die Einführung einer Groupware zu empfehlen.

Wenn Ihnen der Beitrag gefallen hat oder Fragen aufgekommen sind, geben Sie gerne einen Kommentar ab.

Quellen

[1] Fokussiertes Design- Wie Sie Ihr Geschäft konsequent auf Kundennutzen trimmen-  Hirzel Leder& Partner

[2] Groupware und computergestützte Zusammenarbeit- Wirkungsbereiche und Potentiale – Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH

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