Digitalisierung der Büroarbeit – ist das sinnvoll?

Die Arbeitswelt ist durch das Voranschreiten der Technologie in ständigem Umbruch. Vielen von uns fällt dieser Wandel gar nicht auf. Wann ist dir zuletzt die Veränderung deiner Arbeit durch Technologie aufgefallen? Nun stellt sich die Frage, wovon profitiert die Arbeit im Büro durch die Digitalisierung und hat dies auch negative Aspekte?

Die heutige Berufswelt ist geprägt von Globalisierung, Mobilität und der damit verbundenen ständigen Erreichbarkeit. Sowohl die Arbeitswelt, aber auch die Gesellschaft ändert sich grundlegend durch die Digitalisierung der Produkt- und Arbeitsprozesse. Für viele Menschen ist das Arbeiten mit dem Smartphone, Tablet oder Notebook mittlerweile zum Alltag geworden. Dies hat natürlich den Vorteil, dass Mitarbeiter nicht mehr an den stationären Schreibtisch im Büro gebunden sind und somit Freiheit am Ausübungsort ihrer Arbeit erhalten. Dies sorgt in Unternehmen für Freiräume, da Beschäftigte wesentlich flexibler eingesetzt werden können, was in den meisten Fällen auch in deren Interesse steht.

Doch daraus ergeben sich ebenfalls Nachteile. So kann durch die enge Vermischung von Berufswelt und Freizeit sehr viel Stress entstehen, welcher sich auf die gesundheitliche Situation des Betroffenen negativ auswirken kann. Außerdem kann die Digitalisierung in Bezug auf IT-Sicherheit sehr riskant sein, wenn ungeschultes Personal tätig ist. Hier gilt es die IT-Kompetenzen aufzubessern, da es nur mangelnde Kontrollmöglichkeiten gibt.

Somit lässt sich feststellen, dass sich durch die Digitalisierung das Aufgabenspektrum vieler Beschäftigter verändert. Diese müssen mit neuen Tätigkeitsfeldern zurechtkommen und für den Umgang mit neuen Technologien geschult werden. Im Folgenden wird die Digitalisierung der Berufswelt anhand des Büroumfelds und die damit verbundenen eingesetzten Technologien näher behandelt.

Doch bevor es zu diesen Aspekten dieses Artikels kommt, ist hier ein einleitendes Video zu sehen.

Kommunikation

Die Kommunikation im Büro wird dahingehend digitalisiert, dass es nicht mehr zwingend notwendig ist zur gleichen Zeit im gleichen Raum zu sein. Teaminterne Meetings oder Absprachen mit Kunden können entweder per Telefonkonferenz oder Videoanruf stattfinden. So ist es nicht nötig, dass sich alle involvierten Teilnehmer gleichzeitig in einem Raum versammeln müssen. Hierfür kann entweder Skype verwendet werden, oder es wird die dementsprechende Hardware hinzugekauft. Diese Hardware könnte z.B. ein großer mobiler Bildschirm sein, welcher mit einer beweglichen Kamera versehen ist und extra für den Zweck von Videokonferenzen konzipiert wurde.

Moderner Meetingraum

Aber auch per Schriftverkehr ist ein Informationsaustausch möglich. Somit müssen besagte Teilnehmer weder im gleichen Raum, noch zur gleichen Zeit miteinander kommunizieren, da wesentlich zeitversetzter geantwortet werden kann. Dies kann relativ klassisch gehandhabt werden, indem auf E-Mail Programme wie z.B. Microsoft Outlook gesetzt wird. Doch auch innovativere und interessantere Varianten kommen immer mehr zum Einsatz. So können mit dem Messaging Dienst „Slack“ problemlos Nachrichten an beliebige Mitarbeiter im Unternehmen gesendet werden. Dabei können beliebig viele Channels erstellt werden, welche entweder öffentlich für jeden zugänglich sind, oder nur per privater Einladung beigetreten werden kann. Sinnvoll ist hierbei die Erstellung von Channels für jeweilige Projekte oder Themen wie z.B. „IT-Support“ oder „Facility-Management“, da dort die notwendigen Mitarbeiter involviert sind. Der Schriftverlauf ist nun zentral und für jeden zugänglich. Somit kann sich jeder Mitarbeiter an diesen Konversationen beteiligen und verpasst keine wichtigen Informationen.

Doch um auch während und außerhalb des Büros immer zur Verfügung zu stehen, werden die Mitarbeiter mit Dienst-Smartphones versehen. Dies kombiniert die Erreichbarkeit per Anruf, aber auch die Erreichbarkeit per Email und Messaging Dienst, durch die Nutzung mobiler Daten. Während Geschäftsreisen mit Bus und Bahn, ist somit jeder immer auf dem aktuellen Stand und kann sofort reagieren. Auch im Auto ist das telefonische Antworten mittlerweile möglich, jedoch nur mit Freisprechanlage.

Arbeit im Büro

Die Arbeit im Büro hat sich seit Beginn der Digitalisierung dahingehend verändert, dass durch die Einführung spezieller Software die Arbeit vereinfacht wurde. Oftmals sind Hilfetools enthalten, die entweder durch Automation Arbeit reduzieren oder völlig neue Möglichkeiten eröffnen. So kann durch den Einsatz von CAD Programmen die Arbeit im Ingenieurwesen wesentlich vereinfacht werden. Erforderlich hierfür ist, dass das Personal geschult ist, da diese Programme ein umfangreiches Funktionsspektrum mit sich mitbringen und die Übersicht schnell verloren werden kann, wenn die Kenntnisse nicht weitgreifend sind.

Das oftmals mächtigste System, welches in Unternehmen zum Einsatz kommt ist das ERP-System. Diese unterstützen alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens und können speziell für Unternehmen angepasst werden. Enthaltene Module sind unter anderem das Finanz- und Rechnungswesen, die Produktion, das Controlling, der Vertrieb, die Beschaffung, die Anlagenwirtschaft oder das Personalwesen. Alle Module sind dabei mit einer gemeinsamen relationalen Datenbasis verbunden. Dank dieser funktionsbereichsübergreifende Unterstützung wird das Zusammenspiel und die Koordinierung der Abteilungen eines Unternehmens um ein Vielfaches vereinfacht. Da die Daten unternehmensweit verfügbar sind, kann über alle Unternehmensebenen, wie z.B. von Konzernebene über verschieden Sparten, Werke, Abteilungen und Lagerorte hinweg geplant werden. Ursprünglich waren diese System nur für Materialbedarfsplanung gedacht. Mit der Integration von Planungs- und Steuerungsmodulen über alle Unternehmensbereiche hinweg, entstanden erst die ERP-Systeme. Mit Workflow Management Systemen (WFMS) können besagte Workflows erstellt, bearbeitet, ausgeführt und koordiniert werden. Diese beinhalten modellierte Arbeitsabläufe, wessen die dementsprechenden Arbeitsplätze zugeordnet sind. Wenn ein Mitarbeiter nun mit seinem Prozessschritt fertig ist, bekommt der im Workflow folgende Arbeitsplatz eine Benachrichtigung, dass er mit seiner Aufgabe beginnen kann. Dabei können entweder Tools, mit welcher die Aufgaben zu bewältigen sind vorgeschlagen werden oder sogar automatisch geöffnet werden. Dies verkürzt die Zeit, in der die Arbeit still liegt und sorgt so für eine effizientere Proessverarbeitung und somit für Prozessoptimierung. Durch den Einsatz von Customer Relationship Management Systemen (CRM) und Supplier Relationship Management Systemen (SRM) wird die Pflege, Kooperation und Bindung von Kunden sowie Lieferanten ermöglicht. Der wichtigste Vorteil durch die Verwendung von Software ist, dass im optimalen Fall kein Mitarbeiter etwas manuell in ein System eingeben muss. Wenn ein Mitarbeiter z.B. etwas von einem Blatt Papier in das System überträgt ist dies oftmals die größte Fehlerquelle, da dieser sich aufgrund von unzureichender Konzentration schnell vertippen kann.

Geräte, welche im Büro Verwendung finden

Doch erst durch den Einsatz und die immer verbesserte Entwicklung des Laptops wurde die Arbeit im Büro erst so richtig revolutioniert. Laptops ermöglichen mobile Arbeitsplätze. Es ist nicht mehr zwingend notwendig Mitarbeiter einem festen Arbeitsplatz zuzuordnen. Stattdessen kann dieser sich beliebig aussuchen, wann und wo er arbeiten möchte. Verbessert werden kann diese Option mit Dockingstations. An diese sind beliebige Geräte angeschlossen. Somit muss der Laptop nur mit der Dockingstation verbunden werden um Zugriff auf Maus, Tastatur und einen externen Monitor zu erhalten. Außerdem kann der Laptop mit Strom versorgt werden. Diese Gelegenheit des flexiblen Arbeitsplatzes ermöglicht ebenfalls flexible Teambildung, da das Team auf keine Räumlichkeit angewiesen ist. Außerdem finden Laptops auch Verwendung, wenn der Arbeiter das Büro verlassen muss. So kann dieser seinen Laptop problemlos mit zu Kundentreffen oder beispielsweise auch Baustellen mitnehmen um den Bauarbeitern Pläne zu zeigen. Wird dieses Konzept erweitert, kann ein Arbeitnehmer den Firmenlaptop auch mit nach Hause nehmen. Werden nun Dienste wie VPN verwendet, verhält sich der Laptop, als sei er im internen Firmennetzwerk und kann somit auf interne Daten zugreifen. Wird dies nun mit den Technologien der Kommunikation kombiniert, ist der Mitarbeiter obwohl er Zuhause ist, trotzdem fast genauso erreichbar, als ob er vor Ort wäre. Dies ist ein großer Vorteil für Personen, die einen außerordentlich langen Arbeitsweg, mit damit verbundenen hohen Pendelzeiten haben. Außerdem wird somit die Möglichkeit zur Fernwartung gegeben. Doch das bequeme Arbeiten von Zuhause aus hat nicht nur Vorteile. Dies ist nicht ideal für die Teamchemie, denn schließlich sehen sich die Arbeitskollegen nicht so oft persönlich. Des Weiteren kann der Arbeitgeber nur schwer überprüfen, ob der Arbeitnehmer auch wirklich so viel arbeitet, wie er es verspricht. Heißt, dieses Konzept basiert auf Vertrauen, welches leicht ausgenutzt werden kann.

Fazit

Durch die Digitalisierung ist ein leichteres und effektiveres Arbeiten im Büro möglich. Als großes Manko ist der Anlernaufwand in Kauf zu nehmen. Doch dies hängt lediglich von der Bereitschaft der Mitarbeiter ab, sich mit neuen Technologien auseinander zu setzen und diese zu beherrschen. Da die Digitalisierung immer weiter voranschreitet, ist es unvermeidlich sich mit neuen Technologien und den damit verbundenen Möglichkeiten auseinanderzusetzen.

Falls du dich für das Thema interessiert hast, schau doch mal in folgenden Artikel rein. Dieser handelt von Mobile Computing in Unternehmen.

https://ebusiness2020.wordpress.com/2017/05/16/mobile_computing_in_unternehmen/

 

 

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