Das Potenzial von Enterprise Wikis auf dem Prüfstand

Musstest Du auch schon einmal im Laufe eines Praktikums oder Ferienjobs eine Aufgabe erledigen und hattest keine Ahnung wie? Permanent auf das Wissen von Kollegen angewiesen zu sein kommt für Dich nicht in Frage?

Dann könnte dieser Blogeintrag interessant für Dich sein! Im Folgenden werde ich erklären, welche Funktionen ein so genanntes „Enterprise Wiki“ hat und welche Vor- und Nachteile die Benutzung eines solchen Wikis für Unternehmen mit sich bringt – und damit auch für Dich.

Was ist ein Enterprise Wiki?

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Abbildung 1: Aspekte des Enterprise Wikis (Grafik des Autors)

Ich denke, ich kann behaupten, wir alle haben bereits ein „Wiki“ benutzt und wissen etwas mit dem Begriff anzufangen. „Wikipedia“ ist der Inbegriff der Wikis und belegt den fünften Platz der am meisten frequentieren Websites weltweit. (Quelle: Alexa.com)

Aber was genau ist der Unterschied eines „normalen“ Wikis zu einem Enterprise Wiki? Grundsätzlich, wie der Name schon sagt, handelt es sich hierbei um ein Wiki, das innerhalb eines Unternehmens genutzt wird und auf dessen Anforderungen ausgerichtet ist.

Es dient den Mitarbeitern des Unternehmens als gemeinsame Wissensplattform. Nutzer können Inhalte erstellen, editieren und erweitern. Dies wird im Enterprise Wiki – im Gegensatz zu öffentlichen Wikis – jedoch oftmals durch Zugriffsrechte beschränkt. Dem zugrunde liegen beispielsweise datenschutzrechtliche Aspekte oder Geheimhaltungspflichten, die innerhalb einzelner Unternehmensbereiche oder Abteilungen gelten. Realisiert werden diese Zugangsbeschränkungen durch die Abbildung der Unternehmensstruktur auf das Wiki-System.

Eine einfache Verwendung und Erstellung von Inhalten ist ein weiteres Merkmal von Enterprise Wikis. WYSIWYG-Editoren („What You See Is What You Get“) ermöglichen eine kurze Einarbeitungszeit der Mitarbeiter für das Verfassen von Artikeln. Falls doch mal etwas schief geht, verhilft die automatische Versionierung der Wiki-Seiten zu einem einfachen Rollback, einem Zurücksetzen der Seite auf den vorherigen Zustand.

Das alles gewährleistet einen unkomplizierten Austausch von Wissen, Informationen und Dokumentationen (beispielsweise standardisierte Prozessabläufe). Das Enterprise Wiki steht für einen informellen Wissensaustausch, teilweise auch über Abteilungsgrenzen hinweg, und repräsentiert somit einen wesentlichen Baustein des Konzepts „Enterprise 2.0“.

„Semantische Enterprise Wikis“ bieten den Mitarbeitern zusätzlich eine datenbankähnliche Verwendungsweise. Auf jeder Wiki-Seite können dann Dateien eingebunden oder beigefügt werden, welche weiterführende Informationen in sich tragen oder den Inhalt der Seite (beispielsweise in Form eines Excel-Sheets) anderen bereits im Unternehmen verwendeten Systemen zugänglich machen. Diese Anhänge sind mithilfe der Wiki-internen Suchmaschine durchsuchbar. „Wiki“, was im Hawaiianischen „schnell“ bedeutet, ist somit ein passendes Stichwort für das zügige, unkomplizierte Auffinden von passenden Informationen, um Deine Aufgabe zu erledigen, ohne einen Kollegen fragen zu müssen!

Welche Potenziale birgt ein Enterprise Wiki?

Nachdem Du Dir den oberen Abschnitt durchgelesen hast, fallen Dir bestimmt jetzt schon einige Vorteile von Enterprise Wikis ein. Zum Beispiel, dass Du Deine Aufgabe für das Praktikum oder den Ferienjob mithilfe eines unternehmensinternen Wikis nun selbstständig anhand einer entsprechenden Seite lösen kannst. Dies ist einer der Hauptvorteile des Enterprise Wikis: Implizites Wissen eines Mitarbeiters wird zu explizitem Wissen des Unternehmens, mithilfe des Enterprise Wikis für jeden zugänglich.

Das wiederum führt zu kürzeren Einlernzeiten, jeder neue Mitarbeiter kann sich Grundkenntnisse und standardisierte Prozessabläufe selbst aneignen.  Anlernende Mitarbeiter werden dadurch entlastet und stehen für die Aufgaben ihres Arbeitsalltags zu Verfügung.

Die Zentralität ist ein weiterer nützlicher Aspekt eines unternehmensinternen Wikis. Anstatt dezentral in Office-Dokumenten diverse Male die gleichen Informationen abzulegen, die möglicherweise noch Inkonsistenzen aufweisen, stellt das Enterprise Wiki eine Wissensplattform dar, auf die jeder Mitarbeiter zugreifen kann. Im Idealfall entwickelt sich hierdurch eine Art Selbstläufer: Wenn ausreichend Motivation unter den Arbeitnehmern vorhanden ist, das Wiki zu verwenden und zu pflegen, wird wenig bis gar keine Qualitätskontrolle benötigt. Das regelmäßige Abfragen der Wissensressource stellt sicher, dass die bereitgestellten Informationen aktuell und konsistent sind. Jeder Nutzer führt unbewusst einen Abgleich seines Wissens mit den Stand der abgerufenen Wiki-Seite durch – bestenfalls wird nicht dokumentiertes Wissen ergänzt, veraltete Aspekte werden korrigiert.

Diese idealen Bedingungen fördern einen weiteren Vorteil zu Tage: Es werden wenige bis keine zusätzlichen Personalressourcen benötigt, um das Wiki zu pflegen.

Die persistente Speicherung und Dokumentation von Wissen in einem zentralen Enterprise Wiki ist somit nicht nur ein komfortables Feature für ein Unternehmen. Es trägt als Wissensressource für jeden Mitarbeiter auch in wirtschaftlicher Sicht zum Erfolg eines Unternehmens bei.

Gibt es denn auch Nachteile?

Nun, da Du die wichtigsten Vorteile eines Enterprise Wikis kennengelernt hast, wirst Du Dich nun wahrscheinlich auch fragen, ob ein solches Wiki auch negative Aspekte mit sich bringt. Klare Antwort darauf: Ja, auch ein Enterprise Wiki hat Nachteile.

Insbesondere die Einführung eines Wikis bereitet Schwierigkeiten. So wird, um den initialen Aufwand einer solchen Einführung zu bewältigen, eigens dafür abgestelltes Personal benötigt, welches in dieser Zeitspanne nicht aktiv zum Erfolg des Unternehmens beitragen kann. Diese Mitarbeiter haben die Aufgabe, Design und Layout des Wikis festzulegen. Zusätzlich muss eine strukturierende Inhaltshierarchie angelegt werden, welche als Kategorisierungsgrundlage für zukünftige Seiten dient. Die Organisationsstruktur muss in Form von Rollen auf das Wiki abgebildet werden, um eventuelle Zugriffsbeschränkungen zu realisieren. Auch das Aufsetzen einer Regelung zum Verfassen von Wiki-Seiten ist nötig, um eine gleichmäßige Formatierung und Lesbarkeit des Wikis zu gewährleisten.

Ist ein solches Wiki dann aufgesetzt, steht die nächste Hürde an: Die Mitarbeiter müssen dazu motiviert werden, das Wiki aktiv zu nutzen. Dafür wiederum muss dieses bereits mit Informationen gefüllt sein – hier entsteht ein Teufelskreis. In diesem Zustand sind die ersten vereinzelten Seiten im Wiki aufgrund der geringen Nutzerzahlen vermeintlich nutzlos, da das Wiki nur einen Bruchteil des benötigten Wissens im Unternehmen oder der Abteilung abbildet.

Es ist vergleichbar mit einem einzelnen Office-Dokument, welches auf einem Netzlaufwerk des Unternehmens für die Gesamtheit der Mitarbeiter bereit liegt. Sehr wenige Arbeitnehmer fühlen sich von dem Titel des Dokuments angesprochen, für das Gros ist dessen Thematik außerhalb des Aufgaben- oder Verantwortungsbereiches. Resultat: Die wenigsten profitieren von dem Dokument, einerseits durch den beschränkten Anwendungsbereich, andererseits aber auch aufgrund des niedrigen Bekanntheitsgrades einer solchen vereinzelten Datei. Erstellt man nun auf einem Share einen Ordner, in dem eine Vielzahl von nützlichen Dateien und Dokumenten für eine breite Nutzerschicht bereitgestellt werden, erlangt dieser Ordner eine höhere Bekanntheit, er wird häufiger genutzt und möglicherweise stellen Mitarbeiter auch weitere nützliche Dateien in den Ordner ein.

So verhält es sich auch mit einem Enterprise Wiki. Je mehr Seiten bzw. Wissen ein Wiki zur Verfügung stellt, desto mehr Menschen nutzen dieses auch. Umgekehrt gilt ebenfalls: Je mehr Nutzer ein Wiki hat, desto mehr Seiten werden erstellt und desto mehr Wissen geteilt.

Diese Schwelle zu überschreiten, ist für ein Unternehmen die wohl schwierigste Aufgabe bei der Einführung eines Enterprise Wikis. Es gilt, die Mitarbeiter zu motivieren, sie von den Mehrwerten einer zentralen Wissensplattform zu überzeugen, gegebenenfalls mit dem Einfluss von Vorgesetzten.

Sobald dieser Punkt überschritten ist, können die Personalressourcen, die für die Einführung des Enterprise Wikis eingesetzt wurden, weitgehend wieder für andere Tätigkeiten freigegeben werden. Dedizierte Qualitätskontrollen müssen idealerweise nur noch selten durchgeführt werden, dies liegt nun im eigenen Interesse der Mitarbeiter.

EBI Blog Wordcloud

Abbildung 2: Word Cloud für den Begriff „Enterprise Wiki“ (erstellt mit WordClouds.com)

Fazit

Die Potenziale eines Enterprise Wikis entfalten sich erst mit einer Etablierung dieser Wissensplattform im Unternehmen und auch im Bewusstsein der Mitarbeiter. Dann jedoch erweisen sich Enterprise Wikis als kommunikationsfördernde, ressourcenschonende Lösung, die die Eigenständigkeit insbesondere von neuen Mitarbeitern unterstützt und somit auch indirekt zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens beiträgt.

Nun, da Du das wichtigste über Enterprise Wikis erfahren hast – wie stehst Du zu einer solchen Wissensplattform in einem Unternehmen? Würdest Du als Mitarbeiter Enterprise Wikis nutzen? Nutzt Du vielleicht schon eines? Falls nein, was hält Dich davon ab?

Ich bin gespannt auf Deine Erfahrungen und Kommentare!

Autor: Tim Wesemeyer

Quellenangaben

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